从角色和流程开始
先列出谁会使用系统、每个岗位需要完成什么，以及任务如何从一个人流转到另一个人。用一个真实的业务例子说明完整流程，比孤立地列功能名称更容易形成共识。
写明需要记录的数据
为每个环节列出需要填写或查看的字段，并说明哪些必填、哪些自动生成、哪些来自其他系统。涉及历史数据时，还需要考虑整理、导入及数据质量问题。
补充权限和异常规则
除了正常流程，也应描述退回、撤销、重复提交和信息修改等情况。对不同岗位可以查看、编辑或导出的内容，应提前明确，避免上线后才补权限。
制定可检查的验收方式
每项需求最好附上预期结果，例如谁在什么条件下完成什么操作，以及系统应产生什么记录。把可以检查的条件写清楚，有助于开发、测试和使用方围绕同一标准沟通。